Los viajes de negocios son habituales en muchas empresas e implican misiones realizadas fuera del lugar habitual de trabajo. Incluyen diversas actividades, como reuniones con clientes, participación en cursos de formación o trabajo en otras obras. Para garantizar una gestión eficaz y correcta de los viajes, es esencial conocer las obligaciones y los derechos legales de los empleados.
Obligaciones legales en los viajes de negocios
Cuando un empleado se desplaza por motivos de trabajo, el empresario tiene varias obligaciones que cumplir. En primer lugar, debe cubrir los gastos de viaje, incluidos el transporte, el alojamiento y las comidas. Los reembolsos pueden efectuarse contra presentación de recibos o en forma de cantidades globales, según la política interna de la empresa. En segundo lugar, es importante respetar los horarios de trabajo. Las horas dedicadas a una misión se consideran tiempo de trabajo real. Sin embargo, el tiempo de desplazamiento al trabajo no siempre se contabiliza de este modo, a menos que supere la duración habitual del trayecto domicilio-trabajo. Un empleado bien equipado, como con una bolsa de viaje de piel para hombre, puede facilitarle el viaje al tiempo que combina practicidad y elegancia.
¿Cómo se considera el tiempo de desplazamiento al viajar?
La calificación del tiempo de desplazamiento depende de varios factores. Si el tiempo de viaje supera el tiempo normal entre el domicilio y el trabajo, puede considerarse la posibilidad de una compensación en forma de descanso o remuneración. Para los asalariados itinerantes, el trayecto entre su domicilio y el primer cliente, así como el trayecto de vuelta del último cliente a su domicilio, se considera como tiempo de trabajo efectivo. Por lo tanto, es importante que los empresarios definan claramente estas condiciones en sus contratos de trabajo o acuerdos de empresa.
Reglas para el reembolso de los gastos de viaje
El empleador está obligado a reembolsar los gastos profesionales en que incurra el empleado cuando se desplace. Estos gastos incluyen el transporte, el alojamiento y las comidas. El reembolso podrá efectuarse sobre una base real, previa presentación de recibos, o en forma de asignación a tanto alzado, dentro de los límites fijados por la URSSAF. Por ejemplo, para las comidas tomadas en restaurantes, se prevé una indemnización a tanto alzado . Es esencial que los empleados conserven todos los justificantes para facilitar el proceso de reembolso.
¿Puede un empleado rechazar un viaje de negocios?
En principio, un empleado no puede rechazar un viaje de negocios si es conforme a su contrato de trabajo y a las tareas que le han sido encomendadas. Sin embargo, razones personales o médicas graves pueden justificar una negativa. Además, si el traslado supone un peligro grave e inminente para el empleado, éste podrá ejercer su derecho a retirarse. Por ello, es importante que el empresario comunique claramente las condiciones de desplazamiento y tenga en cuenta las situaciones específicas de los trabajadores.
Optimizar la gestión de los viajes de negocios
Para gestionar eficazmente los viajes de negocios, se recomienda establecer una política de viajes clara y transparente. Esta política debe definir cómo se cubrirán los gastos, los procedimientos de reserva, los medios de transporte preferidos y los plazos de preaviso. El uso de notas de gastos y herramientas de gestión de viajes también puede facilitar el seguimiento y el control de los gastos. Por último, una buena comunicación entre empleador y empleados es esencial para garantizar que las tareas se desarrollen sin problemas y se cumplan las obligaciones legales.
